Secrétaire de direction

Date: 11 sept. 2017

Lieu: Montréal, QC, CA

Entreprise: Hydro-Québec

Concours:   58495
Titre:   Secrétaire de direction
Statut:   Permanent
Durée:   Permanent
Lieu:   Montréal
Fin d'affichage:   20/09/2017

VOS DÉFIS

  • Effectue le suivi des activités et des dossiers de son supérieur et de la direction incluant la relance pour assurer le respect des échéanciers.
  • Assure l’organisation des comités de gestion, et de toutes autres réunions de la direction, incluant la rédaction de l’ordre du jour, la préparation de la documentation, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions et des échéanciers.
  • Assure l’organisation de rencontres et d’événements, participe à définir les objectifs de concert avec les orientations obtenues, contribue à la formation d’un comité organisateur, prévoit les éléments de la logistique.
  • Prend connaissance du courrier et des courriels de son supérieur, en saisit les points importants et, selon le cas, l’achemine à son supérieur ou aux relevants de ce dernier et autres unités en tenant compte des champs de responsabilité; se charge des questions relevant de ses attributions; rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes et rédige, lorsque requis, des projets de lettre pour des demandes plus complexes.
  • Développe, pour les besoins de son supérieur, des présentations et documents à partir d’idées maîtresses et d’orientations.
  • Filtre les appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements sur une variété de questions et achemine les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités.
  • Gère l’agenda de son supérieur, fixe et/ou déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités et des circonstances et prend les dispositions nécessaires pour ses déplacements.
  • Compile des données, tient des registres pour fins administratives incluant le suivi du budget du bureau de la direction; fait des recherches et rédige des rapports.
  • Fournit le support de secrétariat en utilisant les appareils de bureautique mis à sa disposition; gère le classement des documents selon une structure et méthodologie définie ou recommande des améliorations aux méthodes

VOTRE PROFIL

  • Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en secrétariat ou bureautique ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente.
  • Posséder une très bonne expérience en secrétariat.
  • Avoir une grande expérience en traitement de recommandations, et ce, à très haut volume.
  • Avoir de l'expérience dans le support administratif auprès de directeurs, soit à coordonner les demandes acheminées, organiser les rencontres, gérer l'agenda, faire le suivi des dossiers et projets, rédiger des procès-verbaux et compte-rendu de réunion.
  • Avoir une très bonne connaissance des activités et politiques de l'entreprise et en connaître les rouages administratifs.
  • Avoir une très bonne connaissance des systèmes informatiques de l'entreprise, de la suite Office et de SAP.
  • Démontrer la maîtrise des compétences comportementales suivantes:
  • Relations interpersonnelles
  • Centré vers le client
  • Gestion du temps et des priorités
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable.
  • Avoir une excellente maîtrise de la langue française à l’oral et à l’écrit.

PARTICULARITÉS

Horaire de travail 5 jours semaine, du lundi au vendredi.

Le candidat retenu fera l'objet d'une vérification administrative de sécurité.

 

Diplôme obtenu hors Québec : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le Ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. Vous devez présenter le document officiel sur demande.

Pour que votre candidature à ce poste soit prise en considération, vous devez déposer votre candidature sur le site Internet :

www.hydroquebec.com/emplois

Hydro-Québec applique un programme d'accès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers. 

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