Secrétaire de direction

Votre mission

Vous participerez à soutenir les Directions principales : Caisse de retraite et Risques intégrés de l'entreprise dans différents mandats au sein du Groupe Stratégie et Finances en plus de coordonner les activités reliées aux services administratifs de ces directions. 
 

Vos principales activités au quotidien

• Effectue le suivi des activités et des dossiers de son supérieur et de la direction incluant la relance pour assurer le respect des échéanciers.
• Assure l’organisation des comités de gestion, et de toutes autres réunions de la direction, incluant la rédaction de l’ordre du jour, la préparation de la documentation, la rédaction des comptes rendus et le suivi des actions et des échéanciers.
• Assure l’organisation de rencontres et d’événements, participe à définir les objectifs de concert avec les orientations obtenues, contribue à la formation d’un comité organisateur, prévoit les éléments de la logistique.
• Prend connaissance du courrier et des courriels de son supérieur, en saisit les points importants et, selon le cas, l’achemine à son supérieur ou aux relevants de ce dernier et autres unités en tenant compte des champs de responsabilité; se charge des questions relevant de ses attributions; rédige, sous sa signature, la correspondance en réponse à des demandes courantes et rédige, lorsque requis, des projets de lettre pour des demandes plus complexes.
• Développe, pour les besoins de son supérieur, des présentations et documents à partir d’idées maîtresses et d’orientations.
• Filtre les appels téléphoniques, répond aux demandes de renseignements sur une variété de questions et achemine les appels selon sa connaissance des dossiers et des priorités.
• Gère l’agenda de son supérieur, fixe et/ou déplace les rendez-vous en tenant compte des priorités et des circonstances et prend les dispositions nécessaires pour ses déplacements.
• Compile des données, tient des registres pour fi ns administratives incluant le suivi du budget du bureau de la direction; fait des recherches et rédige des rapports.
• Fournit le support de secrétariat en utilisant les appareils de bureautique mis à sa disposition; gère le classement des documents selon une structure et méthodologie défi nie ou recommande des améliorations aux méthodes.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique/secrétariat ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente.
• Posséder une bonne expérience dans le support administratif auprès de la haute direction : coordination des demandes acheminées, organisation des rencontres, gestion de l'agenda, suivi des dossiers et projets, rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion.

Compétences et connaissances reliées au poste

• Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365. 
• Avoir démontré la capacité à coordonner et à traiter avec des dossiers de nature stratégique. 
• Avoir un très grand sens de l'analyse et de l'organisation.
• Avoir de très bonnes capacités rédactionnelles.
• Être en mesure de réaliser des suivis serrés des actions en cours.
• Démontrer les compétences comportementales suivantes :
  • Gestion du temps et des priorités
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
  • Capacité d'adaptation
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant orale qu'écrite.
• Avoir une très bonne connaissance de l'anglais (à l'oral et à l'écrit) afin de coordonner les rencontres et les courriels avec les partenaires et fournisseurs externes du secteur s'exprimant qu'en anglais. 

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Particularités inhérentes

• Un test écrit pourrait vous être demandé lors du processus de sélection.