Secrétaire de direction

Votre mission

Venez contribuer à la performance de notre équipe en offrant les services administratifs pour soutenir les équipes de la Direction principale Expertise, ingénierie et standardisation.

Vos principales activités au quotidien

• Vous gérerez l’agenda et les courriels du Vice-Président ou du Directeur principal en tenant compte des priorités et assurerez les suivis nécessaires.
• Vous organiserez efficacement la logistique de comités, de réunions et d’événements, vous préparerez, selon les besoins, l’ordre du jour et la documentation requise, vous rédigerez les comptes rendus et vous effectuerez le suivi des actions et des échéanciers.
• Vous planifierez et organiserez les déplacements du Vice-Président ou du Directeur principal et des membres de l’équipe.
• Vous effectuerez le suivi administratif des activités de l’équipe et assurerez le respect des échéanciers.
• Vous préparerez les comptes de dépenses du Vice-Président ou du Directeur principal.
• Vous maintiendrez une gestion documentaire optimale et structurée en utilisant les outils technologiques appropriés.
• Vous assurerez la compilation des données, la tenue des registres pour fins administratives incluant le suivi du budget du bureau de la Vice-Présidence ou la Direction principale.
• Vous collaborerez à la préparation et à la révision des documents et des présentations de votre équipe.
• Vous développerez et entretiendrez des relations courtoises et respectueuses, tant avec l’équipe, qu’avec les partenaires internes qu’externes.
• Vous accomplirez toute autre tâche connexe confiée ou nécessitée par ces fonctions.

Votre profil

Exigences

• Détenir un diplôme d'études collégiales (DEC) en bureautique/secrétariat ou toute combinaison de formation et d'expérience équivalente.
• Posséder un minimum de 3 ans d'expérience pertinente dans le support administratif auprès de la haute direction : coordination des demandes acheminées, organisation des rencontres, gestion de l'agenda, suivi des dossiers et projets, rédaction des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion.

Compétences et connaissances reliées au poste

• Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365. 
• Avoir démontré la capacité à coordonner et traiter des dossiers de nature stratégique. 
• Avoir démontré la capacité à faire preuve d'un très grand sens de l'analyse et de l'organisation.
• Avoir démontré la capacité à réaliser des suivis serrés des actions en cours.
• Démontrer les compétences comportementales suivantes :
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
  • Gestion du temps et des priorités
  • Maîtrise des connaissances organisationnelles
  • Maîtrise des technologies de l’information et des communications
  • Langage et communications
  • Communication écrite
  • Relations interpersonnelles
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant orale qu'écrite.
• Avoir de la langue anglaise une connaissance appropriée à la fonction puisque la personne retenue doit échanger avec des partenaires situés à l’extérieur du Québec et parlant une autre langue que le français, un atout.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Particularités inhérentes

• La personne retenue doit détenir un permis de conduire de classe 5 du Québec valide.  
• Un test écrit pourrait vous être demandé lors du processus de sélection.