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Concours:   107841
Titre:   Secrétaire juridique ( Bilingue)
Statut:   Temporaire bureau plus de 3 mois
Durée:   18 mois
Lieu:   Montréal
Fin d'affichage:   25/10/2021

VOS DÉFIS

Assister les professionnels  desservis (avocats ou notaires) dans la gestion des dossiers et dans la gestion de leur temps.  Effectuer les travaux de secrétariat général et plus particulièrement, de nature juridique nécessaires à la poursuite de leurs activités tout en s'assurant de maintenir la confidentialité des informations contenues aux dossiers juridiques de la direction.

 

TÂCHES TYPES:

 

1. Obtenir, analyser, vérifier, compléter et transmettre les documents et renseignements reliés à la gestion des dossiers juridiques selon les procédures prévues au Code de procédure civile et aux règles de pratique des tribunaux et districts judiciaires, en sus des aspects administratifs des dossiers.

 

2. Rédiger, dactylographier, mettre en forme et produire  la correspondance ainsi que les documents, parfois complexes,  de nature juridique  et administrative, à partir de textes manuscrits, sténographiés ou enregistrés aux tribunaux de droits commun, aux tribunaux administratifs et au Bureau de la publicité des droits.

 

3. Traiter le courrier, procéder à la signification et traiter les procédures judiciaires reçues, par huissier ou par télécopieur, en prendre connaissance et, au besoin,  obtenir et y adjoindre la documentation pertinente, l'acheminer à qui de droit et en assurer le suivi.

 

4. Gérer au quotidien et respecter rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédure civile et en assurer le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.

 

5. Tenir à jour les manuels de droits, divers rapports, listes et registres, rôle d'audition et, au besoin, transmettre l'information aux dirigeants concernés.

 

6. Recevoir et acheminer les demandes d'information provenant de l'interne et de l'externe reliées aux dossiers légaux ou aux activités des professionnels desservis.  Au besoin, effectuer les recherches et transmettre les résultats, en tenant compte en tout temps de la confidentialité des informations reçues et du niveau de divulgation approprié.

 

7. Organiser et planifier de façon optimale l'agenda des professionnels desservis, fixer, déplacer et confirmer les rendez-vous, réunions, comités, auditions ou autres en respectant plusieurs contraintes et en minimisant toute perte de temps pour ceux-ci ainsi que pour les parties en cause.

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8. Assurer l'organisation matérielle des réunions et rencontres, tant internes qu'externes, telles que lors d'interrogatoires hors cour et de préparation aux procès.  Préparer l'ordre du jour ainsi que la documentation pertinente.  Au besoin, y assister, rédiger le compte rendu et en faire la distribution, fournir le soutien administratif et juridique requis.

 

9. Assurer l'organisation matérielle des activités de formation continue obligatoires pour les professionnels et la gestion des suivis qui en découlent.

 

10. Assurer la diffusion de l'information courante, tenir à jour les systèmes de classement et voir à la fermeture, conservation et destruction des dossiers, selon les règles de l'entreprise et du Barreau du Québec.

 

11. Participer à la mise à jour et aux modifications du système informatique Affaires juridiques, recommander, élaborer et mettre à jour les processus et outils de travail afin de maximiser la confidentialité, le respect des règles, l'efficacité et l'efficience des méthodes de travail utilisées dans son quotidien, tant au niveau administratif que juridique.

 

12. Recevoir, vérifier, obtenir les informations requises et faire le suivi des factures de services professionnels.

 

13. Participer à l'élaboration et à la mise à jour des rapports relatifs aux dossiers judiciarisés ou autres, requis aux fins de contrôle de gestion et de vérification interne.

 

14. Agir comme commissaire à l'assermentation, au besoin.

 

Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

VOTRE PROFIL

Avoir trois (3) années d'expérience en soutien administratif dans un domaine pertinent.

Détenir un DEP en secrétariat ainsi qu'une attestation de spécialisation professionnelle (ASP) en secrétariat juridique.

Avoir une bonne connaissance de la langue française (Validé par test) 

Avoir une bonne connaissance de la langue anglaise (Validé par test) 

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PARTICULARITÉS

Horaire de travail flexible - 5/4 congé 1 vendredi sur 2.

Le candidat fera l'objet d'une vérification administrative de sécurité.

Diplôme obtenu à l'extérieur du Canada : Nous exigeons l'évaluation comparative des études émise par le Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. Vous devez présenter le document officiel sur demande.

Pour que votre candidature à ce poste soit prise en considération, vous devez déposer votre candidature sur notre site emplois.

Hydro-Québec applique un programme d'accès à l’égalité et invite les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les autochtones et les personnes handicapées à présenter leur candidature. Nous vous invitons à lire la déclaration de l'entreprise à cet égard. Nous communiquons uniquement avec les personnes retenues à la suite de l'analyse des dossiers.