Secrétaire de direction

Votre mission

Vous apporterez votre expertise en offrant un support stratégique et une collaboration proactive au Directeur principal – Opérations maintenance, production et transport – Sud. Vous anticiperez les besoins et captez les demandes de manière autonome, tout en optimisant la gestion du temps et en assurant une coordination rigoureuse des priorités, des demandes et de l’agenda. Vous veillerez à la mise à jour continue et pertinente de l’espace collaboratif SharePoint pour garantir une information fiable et accessible.

Vos principales activités au quotidien

• Vous gérerez l’agenda et les courriels du Directeur principal en tenant compte des priorités et assurerez les suivis nécessaires.
• Vous organiserez efficacement la logistique de comités, de réunions et d’événements, vous préparerez, selon les besoins, l’ordre du jour et la documentation requise, vous rédigerez les comptes rendus et vous effectuerez le suivi des actions et des échéanciers.
• Vous planifierez et organiserez les déplacements du Directeur principal et des membres de l’équipe.
• Vous effectuerez le suivi administratif des activités de l’équipe et assurerez le respect des échéanciers.
• Vous préparerez les comptes de dépenses du Directeur principal.
• Vous maintiendrez une gestion documentaire optimale et structurée en utilisant les outils technologiques appropriés.
• Vous assurerez la compilation des données, la tenue des registres pour fins administratives incluant le suivi du budget du bureau de la Vice-Présidence ou la Direction principale.
• Vous collaborerez à la préparation et à la révision des documents et des présentations de votre équipe.
• Vous développerez et entretiendrez des relations courtoises et respectueuses, tant avec l’équipe, qu’avec les partenaires internes qu’externes.
• Vous accomplirez toute autre tâche connexe confiée ou nécessitée par ces fonctions.

Votre profil

Exigences

• Détenir un Diplôme d'études collégiales (DEC) en Bureautique/secrétariat ou dans un autre domaine pertinent.
• Posséder une expérience de 3 ans à moins de 6 ans d'expérience pertinente en support administratif auprès de la haute direction : coordination des demandes acheminées, organisation des rencontres, gestion de l'agenda, suivi des dossiers et projets et rédaction de documents et comptes rendus. 

Compétences et connaissances reliées au poste

• Avoir démontré la capacité à coordonner et à traiter des dossiers de nature stratégique. 
• Avoir démontré la capacité de faire preuve d’un très grand sens de l’analyse et de l’organisation.
• Avoir démontré la capacité à réaliser des suivis rigoureux des actions en cours.
• Avoir démontré la capacité de générer un impact positif en soutenant la culture SST, en adoptant un comportement exemplaire et en encourageant le courage d’agir, la rigueur et l’efficacité dans les actions quotidiennes.
• Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Office 365 et de l'intelligence artificielle.
• Démontrer les compétences comportementales suivantes :
  • Éthique professionnelle, rigueur, souci de la qualité et de la sécurité et du développement durable
  • Gestion du temps et des priorités
  • Maîtrise des connaissances organisationnelles
  • Langage et communications
  • Communication écrite
• Avoir une excellente maîtrise de la langue française, tant orale qu’écrite.

Compétences essentielles à Hydro-Québec

• Travaille en équipe
• Agit avec ouverture et bienveillance
• Agile et orienté vers les résultats
• S'engage dans l'évolution

Particularités inhérentes

• Cet poste s'effectue principalement en présentiel.
• La personne retenue doit détenir un permis de conduire de classe 5 du Québec valide.
• La personne retenue peut être appelée à se déplacer occasionnellement sur le territoire québécois.
• La personne retenue doit être apte à utiliser les modes de transport aérien et terrestre.